Zarządzanie umowami z elektronicznym obiegiem dokumentów

31 marzec

Aby firma mogła sprawnie realizować swoje zadania musi świadomie egzekwować wszystkie kluczowe zapisy podpisanych umów. Wraz z rozwojem i zwiększeniem ilości aktywnych umów, zarządom i menedżerom coraz trudniej jest sprawować nadzór nad realizacją ich założeń. Na ratunek przychodzi system do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, którego integralną częścią jest moduł do zarządzania umowami. W tym artykule podzielimy się z Tobą naszą wiedzą odnośnie możliwości i korzyści jakie niesie ze sobą wdrożenie aplikacji wspierającej obsługę umów.

Zalety wdrożenia modułu obsługi umów

W pewnym momencie rozwoju, każda firma dochodzi do etapu, w którym ilość dokumentów, procesów i zdarzeń mających miejsce w organizacji przestaje być możliwa do ogarnięcia umysłem. Dotyczy to zwłaszcza umów. Z pewnością, w pierwszych latach działalności, każdy właściciel byłby w stanie wyrecytować najważniejsze założenia wszystkich podpisanych aktualnie dokumentów. 

Standardowe funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie obsługi umów stanowią jednocześnie jego największe zalety:

  • Pełna, filtrowana lista - System prezentuje zestawienie wszystkich umów w formie tabelarycznej, gdzie kolumny to najważniejsze informacje takie jak data obowiązywania, kontrahent czy rodzaj. Lista dokumentów może być filtrowana i sortowana aby w mgnieniu oka znaleźć interesujące nas umowy.
  • Wyciąg najważniejszych założeń - Uruchamiając formularz konkretnej umowy, przywita nas wypis najważniejszych danych z umowy. W zależności od rodzaju umowy, może to być całkowicie inny, spersonalizowany zestaw danych. Najczęściej formularz prezentuje też pełen podgląd skanu umowy i plików towarzyszących, które można zapisać na dysku lub wydrukować jednym kliknięciem myszy.
  • Obieg akceptacyjny - Wdrożenie obiegu weryfikacyjnego i akceptacyjnego daje pełną kontrolę nad tym, które umowy powinny być egzekwowane, a które dalej są negocjowane lub zostały całkowicie odrzucone. Jasna historia obiegu dokumentu, jego edycji i dyskusji prowadzonej w jego kontekście pozwala na świadome podejmowanie decyzji i ulokowanie odpowiedzialności.
  • Powiązania z innymi obiektami - Dokument może być powiązany z innymi obiektami w systemie, co upraszcza zrozumienie jego kontekstu i ułatwia dostęp. Przykładowo umowa może zostać związana z zamówieniem, kontrahentem i prowadzonym w systemie projektem. Dzięki temu widoczna będzie na listach powiązanych obiektów tychże obiektów. Wprowadzając możliwość wiązania do faktur dajemy użytkownikom możliwość szybkiej weryfikacji zgodności dokumentu kosztowego z zapisami zawartymi w umowie. Umowa przykładowo może być widoczna w systemie CRM aby handlowiec szybko mógł zweryfikować jej założenia.
  • Dostęp z każdego miejsca - Cyfryzacja umów sprawia, że możemy mieć do nich dostęp z każdego miejsca na ziemi z użyciem dowolnego urządzenia mobilnego lub komputera. Mobilna wersja aplikacji pozwala na skorzystanie z większości funkcji oferowanych przez elektroniczny obieg dokumentów. 
  • Zaawansowane uprawnienia - Poufność to kluczowy aspekt zarządzania umowami. Dlatego elektroniczny obieg dokumentów Nextgeno w standardzie posiada zaawansowany system nadawania uprawnień, oraz śledzenia historii obiegu i edycji dokumentu. Aplikacja otwarta jest również na wdrażania dodatkowych zabezpieczeń i funkcjonalności, które zwiększą bezpieczeństwo danych i spokój naszych klientów.

Jak wdrożyć oprogramowanie do zarządzania umowami?

Najlepiej zdać się na specjalistów. Zespół Nextgeno to weterani wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów dopasowanego do potrzeb firmy. Wspólnie przeprowadzimy analizę przedwdrożeniową aby poznać Twoje wewnętrzne procesy biznesowe i w oparciu o nie zaproponować zakres, budżet i harmonogram wdrożenia. Pozostaw swoje dane w formularzu kontaktowym lub zadzwoń do nas aby umówić się na darmową konsultację informatyczną.

Porozmawiajmy!

Przejdź do formularza kontaktowego i umów darmową konsultację.

Umów darmową konsultację