Obieg faktury kosztowej. Kompendium wiedzy

Jednym ze sztandarowych przykładów elektronicznego obiegu dokumentów jest obsługa dekretacji i akceptacji dokumentów kosztowych, a w szczególności faktur kosztowych. Proces ten różni się w detalach w zależności od organizacji, która go realizuje. Bazowe założenia pozostają jednak niezmienne. W tym artykule podzielimy się naszą wiedzą dotyczącą wdrożenia procesu rozliczania faktur kosztowych w ramach systemu do zarządzania obiegiem dokumentów.

Po co firmy wdrażają obieg faktur kosztowych?

Polskie firmy wdrażają elektroniczny obieg faktur kosztowych ponieważ rosną. W pewnym momencie ilość dokumentów kosztowych, która wpływa do sekretariatu zaczyna powoli przerastać możliwości organizacyjne firmy. Żaden, nawet najsprawniejszy menadżer nie jest w stanie dopilnować aby każdy dokument krążący po firmie w formie papierowej został obsłużony zgodnie z panującymi procedurami, na czas i przez odpowiednie osoby. 

Kierownictwo wykorzystuje różnego rodzaju arkusze danych i inne formy zarządzania informacją aby chociaż odrobinę okiełznać morze danych dotyczące przepływu dokumentacji kosztowej. Ostatecznie jednak firma dochodzi do ściany i zmuszona jest reagować, gdyż dokumenty:

• Gubią się - Typowa sytuacja to taka, gdzie jedyna kopia faktury w pewnym momencie przepada jak kamień w wodę. Zjadł ją pies, zabrał ją wiatr, zdematerializowała się. Pozostaje wtedy jedynie poprosić kontrahenta o wysłanie kopii. Najczęściej jednak to właśnie wystawca dokumentu sam prześle nam kopię, ale to już w ramach działań windykacyjnych.
• Trafiają w niepowołane ręce -  Operując na fakturach w wersji papierowej, która na dodatek może być kserowana bez żadnego nadzoru, trudno o zachowanie poufności. Ciężko więc uniknąć sytuacji, gdzie nieuprawniona osoba, nawet przypadkiem natrafia na dane, których nie powinna znać.
• Obsługiwane są za wolno - Spytajmy kierownika na jakim etapie jest załatwianie poszczególnych spraw w jego dziale. Jedyne co może zrobić, to zaufać, że jego pracownicy przekażą mu rzetelne informacje na ten temat. Nigdy nie będzie miał pewności, czy Jan Kowalski nie przetrzymuje czasem na biurku zaległej faktury, czy to specjalnie czy przypadkiem. 
• Są opłacane bez odpowiedniej weryfikacji - Spisanie procedury postępowania z fakturami to jedno, a ich egzekwowanie to drugie. Rutyna robi swoje i z czasem pracownicy stają się mniej ostrożni i świadomi swoich działań. Tworzy to sytuacje, w których do księgowości trafiają faktury, które nigdy nie powinny się tam znaleźć. Być może pracownik poniósł koszty bez zgody przełożonego, być może faktura została wystawiona błędnie lub niezgodnie z umową. Brak odpowiedniej weryfikacji najczęściej uważany jest za późno lub wcale, a firma traci pieniądze.
• Są błędnie dekretowane - Sytuacja jest zbliżona do opisanego wyżej problemu z weryfikacją. W natłoku dokumentów, zdarzy się, że dokument zostanie błędnie opisany, przez co trafi on na inne konta księgowe niż powinien. Brak odpowiedniego nadzoru nad tą czynnością generuje dodatkowe koszty związane z przeksięgowywaniem i zaburza obraz przepływów finansowych.
• Są ciężko dostępne - Bardzo często słyszę na spotkaniach handlowych, że firma nie ma większego problemu z dostępem do swoich faktur. Wystarczy jeden telefon i Pani księgowa poszuka w segregatorach odpowiedniego dokumentu. A co gdybyśmy chcieli sprawdzić wszystkie faktury za paliwo z zeszłego miesiąca powiązane z samochodem kierownika działu handlowego? System odnajdzie je w kilka sekund, o 3 nad ranem w sobotę, 1000 kilometrów od miejsca archiwizacji dokumentów. Czy Pani Księgowa również będzie tak szybka?

Polskie firmy wybierają oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania fakturami aby jedną decyzją (o wdrożeniu oczywiście) zniwelować wszystkie powyższe problemy.

Jak działa typowy obieg faktury kosztowej?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów obsługującego faktury kosztowe polega na przeniesieniu wszystkich czynności związanych z ich przetwarzaniem na ekrany komputera. Każda firma ma inne przyzwyczajenia i procedury. Najczęściej jednak obieg faktury kosztowej sprowadza się do realizacji następujących kroków:

1. Cyfryzacja - zadanie to polega na utworzeniu w bazie danych cyfrowej kopii dokumentu i zabezpieczeniu papierowego oryginału w archiwum firmowym. Od tej pory cała praca z dokumentem odbywa się z użyciem i pod nadzorem oprogramowania do obiegu dokumentów. Mówiąc prostym językiem, użytkownik skanuje fakturę i dodaje ją jako załącznik do nowego dokumentu w systemie, oraz uzupełnia kluczowe dane nagłówkowe - kontrahenta, daty, wartość, czy dane o płatności.
2. Dekretacja - Przez innych zwana opisywaniem. Polega na merytorycznym uzasadnieniu powstania faktury. Ponownie, mówiąc prostym językiem - na tym etapie pracownicy “przyznają się” do poniesienia kosztu, motywują go i przypisują kwoty do odpowiedniego zdarzenia czy miejsca (np. paliwo do samochodu Skoda, materiały na budowę, zakup materiałów biurowych dla działu handlowego). Sposobów dekretowania dokumentów, jako analityk biznesowy z wieloletnim stażem, widziałem wiele. Każdy inny. Każdy równie sensowny. Zadaniem firmy wdrożeniowej jest tutaj taka implementacja procesu dekretacji, by był on zrozumiały i naturalny dla użytkowników.
3. Akceptacja - W przypadku akceptowania dokumentów kosztowych, również nie istnieje jedno rozwiązanie dla wszystkich. Jednak elektroniczny obieg dokumentów, powinien być tak zaprogramowany, aby mógł zadowolić każdą firmę. Być może akceptacja jest wielowariantowa lub wieloetapowa. Być może zależna jest od wartości dokumentu lub od hierarchii firmowej.  Przykładów, z którymi się mierzyłem jest tak wiele, że nie sposób by ich tu wypisać. Pomagają mi one jednak w szybkim zrozumieniu potrzeb każdego nowego klienta i w zaproponowaniu prostego, spójnego workflow faktury kosztowej.
4. Controlling - W proces obsługi faktury kosztowej warto wpleść elementy controllingowe. Posiadając oprogramowanie do zarządzania dokumentacją, możemy w szybki sposób sparować dokument kosztowy z zamówieniem, umową, projektem, budżetem czy innym obiektem systemu. Tworzenie takich relacji ułatwia pracę kontrolerom, którzy w kilka chwil sprawdzą, czy faktura zgodna jest z warunkami umowy lub zamówienia, czy spełnia wewnętrzne wymogi organizacyjne, oraz czy mieści się w budżecie. 
5. Księgowość - ostatni przystanek w cyklu życia faktury kosztowej to księgowość. Najczęściej na tym etapie dokument przesyłany jest do pracowników działu księgowości, którzy posiadają pełne uprawnienia do jego modyfikacji i ewentualnego wyjaśniania nieścisłości w uzupełnianych danych. W zależności od wdrożenia, oprogramowanie jest w taki czy inny sposób zintegrowane z programem księgowym. Dwa najczęstsze modele integracji to bezpośrednie przenoszenie faktury do rejestru VAT systemu księgowego za pomocą specjalnego guzika na formularzu faktury w obiegu dokumentów lub masowy eksport danych do pliku, a następnie ręczny import do programu księgowego.

Jak wygląda wdrożenie obiegu faktur kosztowych?

Wdrożenie rozpoczyna się od przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, w oparciu o którą konfigurowana jest aplikacja. W czasie jej trwania analityk biznesowy zapoznaje się z wewnętrznymi procedurami klienta, oraz pozyskuje informacje o cyklu życiu faktury, na przykład:

• Gdzie spływają faktury od kontrahentów i kto jest odpowiedzialny za ich przyjmowanie?
• W jaki sposób dekretowane są dokumenty? Czy rozbijane są na konta księgowe? Przypisywane do kosztorysów lub budżetów?
• Jak wygląda proces akceptacji faktury? Czy jest wieloetapowy?
• Kto powinien mieć dostęp do archiwum faktur i w jakim zakresie?
• Czy system będzie zintegrowany z programem księgowym?
• Czy aplikacja ma automatycznie powiadamiać o pewnych zdarzeniach lub sama podejmować działania? Np. w momencie otrzymania faktury przez pracownika.

Efektem prac analitycznych jest dokument opisujący w jaki sposób wyglądał będzie proces obsługi faktury kosztowej w programie do zarządzania obiegiem dokumentów. W oparciu o dane z dokumentu powstanie również budżet wdrożeniowy i harmonogram prac. Po zaakceptowaniu dokumentu przez klienta, nasz dział programistyczny przechodzi do realizacji zlecenia. Wykonywane są wewnętrzne testy, a po ich udanym zakończeniu, wynik naszych prac prezentowany jest klientowi.

Najczęściej rozpoczyna to fazę testów realizowanych przez klienta. Po zakończeniu testów i wprowadzeniu ewentualnych poprawek, rozpoczynają się szkolenia. Przeprowadzane są one w formie warsztatowej, gdzie konsultant Nextgeno, wspólnie z pracownikami klienta symuluje proces obsługi dokumentu kosztowego.

Finałowym krokiem jest uruchomienie procesu produkcyjnie, co oznacza, że klient faktycznie zaczyna pracować z fakturami w systemie obiegu dokumentów. Pierwsze kilka tygodni to okres wzmożonego wsparcia, gdyż z doświadczenia wiemy, że właśnie wtedy pojawia się najwięcej zgłoszeń związanych z modyfikacją procesu. Jest to naturalne i pożądane, gdyż sytuacje z życia codziennego pozwalają na ostateczne doszlifowanie workflow faktury tak, aby w przyszłości system realizował wszystkie możliwe jego kombinacje.