Obieg faktury kosztowej, a budżetowanie w przedsiębiorstwie

1 kwiecień

Wiele firm w Polsce korzysta już z dobrodziejstw związanych z elektronicznym obiegiem faktury kosztowej. Większość z nich nie wykorzystuje jednak potencjału tego narzędzia do końca. Pełną moc uzyskamy łącząc obieg dokumentów kosztowych i przychodowych z modułem do planowania i zarządzania budżetem. Przeczytaj ten artykuł aby dowiedzieć się jak jedna drobna zmiana w procesie obiegu faktury kosztowej może dać Ci nowy, potężny zestaw danych analitycznych o kondycji finansowej firmy. 

Budżetowanie w przedsiębiorstwie w oderwaniu od księgowości

Często słyszę od swoich nowych klientów, że posiadają oni pełną wiedzę odnośnie finansów firmy. Raz na jakiś czas otrzymują oni wyciąg z planu kont z zestawieniem kosztów i przychodów. Jest to oczywiście dobre rozwiązanie. Ja znam jednak lepsze.

  • Po co czekać na dane od księgowej, które nie raz dostępne są z pewnym opóźnieniem? 
  • Po co być skazanym na analizowanie finansów tylko w układzie planu kont, który wygodny jest dla księgowej, a nie zarządu i kierownictwa?
  • Czemuby nie udostępnić wycinków budżetu osobom odpowiedzialnym za poszczególne jednostki organizacyjne?

Wdrażając system do zarządzania budżetem w firmie i integrując go z modułem faktur kosztowych w ramach elektronicznego obiegu dokumentów zyskujemy możliwość planowania wydatków i przychodów firmy w podziale na dowolne wymiary - piony, działy, projekty czy rodzaje kosztów. To Ty decydujesz jak wygląda hierarchia budżetowa i skąd biorą się dane ją zasilające.

Jak wdrożyć program do budżetowania w firmie?

W pięciu prostych krokach zamienisz swój system do obiegu dokumentów w nowoczesne narzędzie do planowania i analizowania kosztów w firmie:

  1. Zaplanuj miejsca powstawania kosztów - może być to struktura organizacyjna firmy lub dowolna inna hierarchia. Drzewiasta forma centrów kosztowych pozwala na agregację danych i analizowanie ich metodą drilldown czyli od ogółu do szczegółu.
  2. Zaplanuj rodzaje kosztów - tutaj również preferowana jest struktura drzewa. Przykładowo możemy stworzyć gałąź Usługi Obce, dla której elementami podrzędnymi staną się Usługi IT, Usługi transportowe, Usługi marketingowe, oraz dowolny inny typ usług zewnętrznych. W trakcie eksploatacji, administrator może tworzyć nowe gałęzie i nowe rodzaje kosztów aby lepiej analizować koszty.
  3. Stwórz i wersjonuj budżety z zakładanymi planowanymi kosztami - stwórz nowy budżet, w którym zaplanujesz koszty w rozbiciu na poszczególne miejsca i rodzaje. Możesz prowadzić równolegle wiele budżetów, tworząc je od nowa lub wersjonując istniejące.
  4. Uruchom elektroniczny obieg faktury kosztowej z funkcją rozliczania budżetów - podstawowym dokumentem pozwalającym na uzupełnianie budżetu realnymi wartościami jest faktura kosztowa. Obieg faktury kosztowej może być prosty i składać się z etapu rejestracji, dekretacji i przekazania do księgowości. Może być również wielowariantowy, z wieloma poziomami akceptacji i zależny od różnych czynników właściwych dla Twojej organizacji.
  5. Analizuj cały lub wycinek budżetu za pomocą tabeli przestawnej (PIVOT) - tabela przestawna pozwala na analizowanie danych kosztowych dwuwymiarowo np. wszystkie usługi obce w podziale na miejsca ich powstania w 3 kwartale 2021 roku (system przedstawi nam kwotę z rozbiciem co do pojedynczej faktury z możliwością natychmiastowego jej podejrzenia).

Dostarczymy Ci kompletne narzędzie, które pozwoli Ci na samodzielne zdefiniowanie tego, w jaki sposób chcesz przyglądać się kosztom w Twojej firmie. Jako firma dostarczająca spersonalizowane rozwiązania IT i systemy BPM, oraz CRM, zaprojektujemy dowolny proces planowania i realizacji budżetu, oraz przygotujemy sposób prezentacji i analizy, który będzie dla Ciebie najwygodniejszy (dashboardy, subskrypcje e-mail, arkusze excel itp.).

Faktura kosztowa rozliczająca trzy pozycje budżetowe - wycinek formularza

Rozliczanie budżetu fakturą kosztową

Głównym, chociaż nierzadko nie jedynym, źródłem danych o kosztach dla modułu budżetowania jest faktura kosztowa, która krąży między pracownikami w ramach elektronicznego obiegu dokumentu. W ramach dekretacji dokumentu pojawi się do uzupełnienia kolejna tabela, w której osoba odpowiedzialna za opis kosztów rozbije poszczególne kwoty składowe na miejsca powstania kosztu, oraz rodzaj kosztu. Przykładowo rata leasingowa za współdzielony samochód służbowy zostanie rozbita pomiędzy działy z niego korzystające. 

Istnieje możliwość dodania warstwy akceptacyjnej, gdzie za każde miejsce powstania kosztu odpowiedzialny będzie jeden lub więcej pracownik, którego zadaniem będzie weryfikacja zadekretowanego na budżet kosztu, a następnie jego akceptacja lub wyjaśnienie. Zadanie to może istnieć kompletnie w oderwaniu od etapów akceptacyjnych wynikających np. z warunku mówiącego o tym, że wszystkie dokumenty powyżej pewnej kwoty wymagają akceptacji dyrektora lub członka zarządu. 

Wdrożenie obiegu dokumentów z budżetowaniem

Zapraszamy na bezpłatną konsultację informatyczną, w czasie której porozmawiamy o procesach biznesowych w Twojej organizacji i o tym jak elektroniczny obieg dokumentów może uprościć i zautomatyzować wiele czynności przynosząc ci tym samym oszczędność i większość wydajność zasobów. Pod artykułem znajdziesz link do formularza kontaktowego. Pozostaw w nim swoje dane, a my skontaktujemy się z Tobą aby ustalić dogodny termin i formę spotkania. Nie chcesz czekać? Zadzwoń pod numer 32 442 07 71 lub napisz na biuro@nextgeno.com

Porozmawiajmy!

Przejdź do formularza kontaktowego i umów darmową konsultację.

Umów darmową konsultację