Jakie funkcje ma dobry program do zarządzania projektami?

12 maj
Program do zarządzania projektami

Zarządzanie projektowe sprawdza się niezależnie od branży, mimo że najczęściej pierwsze skojarzenia prowadzą do firm budowlanych i wykonawczych. W tym artykule omówimy na czym polega projektowe podejście do prowadzenia firmy i jak wpisuje się w to oprogramowanie biznesowe.

Zarządzanie projektami - program komputerowy pomoże osiągnąć sukces?

Aby uskutecznić sprawne zarządzanie projektami program komputerowy musi być elastyczny, ponieważ esencją dobrego realizowania projektów jest bycie przygotowanym na każdą dewiację od normy. Im więcej czynników zewnętrznych dochodzi, tym trudniej ustandaryzować pracę.

Mając odpowiednio dobrany zestaw funkcjonalności, system do zarządzania projektami pozwala na dobre zorganizowanie pracy wysokopoziomowej. Przykładem jest możliwość komunikowania się w ramach projektu na czacie, w sekcji komentarzy czy za pomocą notatek w różnych jego obszarach. W tym przypadku kluczem jest tu unifikacja kanałów komunikacji. W ten sposób możemy porozumieć na temat aktualnych zadań do wykonania z pominięciem "zabetonowanych" formatek, list rozwijanych, procesów i tabel, z jednoczesnym zachowaniem pełnej dostępności i przejrzystości danych na projekcie.

Nie oznacza to jednak, że modelowanie sztywnych procesów biznesowych w zarządzaniu projektowym jest złe. Wręcz przeciwnie. Rolą analityka biznesowego jest odpowiednie wyważenie systemu tak, aby w miejscach gdzie zadania są powtarzalne, aplikacja do zarządzania projektami “trzymała nas za rękę” i podpowiadała co należy zrobić, a w miejscach gdzie każde zdarzenie może być niepowtarzalne i wymagać niestandardowych akcji - dała nam swobodę i możliwość improwizacji.

Jakie funkcje ma program do zarządzania projektami?

Są pewne stałe elementy, które przewijają się przez aplikacje do zarządzania projektami, biorąc jednak pod uwagę, że w Nextgeno zawsze mówimy o aplikacjach spersonalizowanych pod potrzeby klienta, nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Z chęcią jednak przedstawimy najczęściej wdrażane funkcje programu do zarządzania projektem:

  1. Tworzenie teczki projektowej - teczka to zdecydowanie najważniejsza część systemu. To co w niej znajdziemy zależy w pełni od klienta. Dla jednych sercem teczki będą pliki CAD, dla innych lista zadań, jeszcze inni będą tu szukać najważniejszych powiązanych dokumentów z modułu elektronicznego obiegu dokumentów - umów, faktur kosztowych, protokołów, kart pracy. Mówiąc najprościej, każdy projekt posiada swoją wirtualną teczkę, która agreguje wszystkie najistotniejsze dane dotyczące jego prowadzenia.
  2. Tworzenie zespołów projektowych - do każdego projektu można tworzyć zespoły projektowe. Każda firma może to interpretować inaczej i każda będzie miała rację. Jedna zechce zaawansowanego systemu rozdzielania pracowników na zadania w interwale dziennym, inna zaś zażyczy sobie jedynie możliwości stworzenia listy pracowników zaangażowanych w projekt w podziale na role. Taka lista osób może zostać również wykorzystana do stworzenia odpowiednich uprawnień do poszczególnych projektów i jego elementów.
  3. Delegowanie zadań - centralizacja komunikacji w firmie to kluczowy aspekt w kontekście podejścia projektowego i wdrożenia systemu do zarządzania projektami. Przełożony, project manager lub inna osoba może zlecić swojemu podwładnemu lub zespołowi pracowników zadanie do wykonania, a następnie śledzić jego realizację. Każdy może również planować zadania dla samego siebie. W ramach zadania można prowadzić dyskusje w formie komentarzy, wymieniać się plikami i uzupełniać inne kluczowe dane. Jakie? Powtarzamy to jak mantrę - takie jakich zażyczy sobie klient.
  4. Wykres Gantta i harmonogramowanie - aby lepiej zwizualizować sobie obecny stan zaawansowania projektu, wiele firm wybiera harmonogram w formie wykresu gantta. Pozwala on na nakreślenie oryginalnego planu realizacji projektu w podziale na etapy i kamienie milowe, oraz równoległe prowadzenie wykresu prezentującego realne wykonanie założeń. Każdy z etapów może przechowywać dodatkowe dane, powiązania z innymi elementami systemu, oraz funkcje komentowania i dodawania załączników.
  5. Planowanie i realizacja budżetu - jest to jedna z ważniejszych funkcjonalności i nie ogranicza się to jedynie do firm budowlanych. Struktura budżetu i jednostki w nim zawarte mogą być dowolne. Wspomniane wyżej firmy budowlane będą chciały rozliczać kosztorys od strony finansowej lub rzeczowej. Firmy informatyczne prowadzące wdrożenia systemów będą chciały śledzić budżet czasowy, jeszcze inne branże będą miały inny pomysł. Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami nie ogranicza nas w kontekście budżetowania.
  6. Przypisywanie zasobów - podobnie jak z pracownikami, do projektu możemy przypisywać zasoby. Zasobem może być specjalistyczny sprzęt, sala konferencyjna czy samochód, może to być również koparka czy dźwig. Czy będzie to prosta tabelka informacyjna, czy zaawansowany system rezerwacyjny z elementami rozliczeń finansowych - zależy od firmy, która zdecyduje się na aplikację do prowadzenia projektów.

Personalizacja oprogramowania do zarządzania projektami

Obsługa unikalnych procesów biznesowych realizowanych w ramach projektu to ważna część dobrze wdrożonej aplikacji. Oprogramowanie do prowadzenia projektów dedykowane jest każdej branży, a każda firma z osobna może inaczej rozumieć pojęcie prowadzenia projektów. Nextgeno to software house nastawiony na wdrożenia aplikacji dla firm z naciskiem na personalizację procesów biznesowych. Wiemy, że:

  • W firmach usługowych projektem może być każde zlecenie dla nowego klienta, a unikalnymi procesami będą zadania mające na celu realizację zlecenia. 
  • W fabrykach i firmach produkcyjnych projektem można nazwać proces research and development nowego produktu. 
  • Firmy handlowe mogą prowadzić akcje marketingowe i sprzedażowe w formie projektów.
  • Dla deweloperów, cały proces przygotowania i realizacji inwestycji to projekt, zaś jej sprzedaż i komercjalizacja to kolejne dwa projekty.
  • Firmy budowlane i wykonawcze od lat realizują każde zlecenie w formie projektu. Jednak dopiero dedykowana aplikacja pozwala im czerpać pełnymi garściami z tego podejścia.

Jeżeli planujesz wdrożenie aplikacji tego typu lub chcesz porozmawiać o korzyściach z wdrożenia, zapraszamy na darmową konsultację informatyczną z analitykiem biznesowym Nextgeno. Zadzwoń pod numer +48 32 442 07 71, napisz na adres biuro@nextgeno.com lub skorzystaj z linku pod artykułem, który przeniesie Cię do formularza kontaktowego.

Porozmawiajmy!

Przejdź do formularza kontaktowego i umów darmową konsultację.

Umów darmową konsultację