Elektroniczny obieg wniosków urlopowych

21 maj

Z roku na rok cyfryzacja procesów biznesowych w firmach ratuje coraz więcej drzew. Między innymi poprzez wyeliminowanie papierowych druczków urlopowych i manualnego procesu akceptacji wniosków urlopowych. Wykorzystując możliwość platformy workflow, możemy wdrożyć własny, niestandardowy obieg wniosków urlopowych lub wykorzystać standard, który otrzymujemy od Nextgeno. 

Elektroniczny formularz karty urlopowej

Każdy użytkownik może w kilka sekund uzupełnić cały formularz elektronicznego wniosku urlopowego. Wystarczy wpisać dane o zakresie dat i ilości godzin wynikającym z tego zakresu, rodzaj urlopu, oraz opcjonalnie dodać krótką notatkę i dowolny plik z dysku. Aby potwierdzić, że dokument jest gotowy wybieramy opcję dodaj. System upewni się, czy jesteśmy pewni. Jeśli tak - wniosek urlopowy rozpocznie swoją ścieżkę obiegu i uda się wprost na wirtualne biurko naszego przełożonego lub osoby go zastępującej.

Akceptacja oparta o ścieżkę obiegu

Jak każdy inny dokument, również elektroniczny wniosek urlopowy posiada schemat workflow, zgodnie z którym przemierza firmę. Podstawową ścieżką jest rejestracja karty urlopowej oraz uzupełnienie wymaganych informacji, a następnie przekazanie do akceptacji osoby wskazanej jako akceptant urlopów dla danego użytkownika. Alternatywnie, system może wykorzystać strukturę organizacyjną do wyłonienia akceptanta. Dla bardziej wymagających, elektroniczny obieg wniosków urlopowych może mieć wielu akceptantów. Spotkaliśmy się z przypadkiem, gdzie zarząd ustalił, że każdy urlop dłuższy niż 5 dni roboczych wymaga dodatkowego pozwolenia jednego z członków zarządu. Implementacja takiego wymagania to pestka z użyciem oprogramowania do obiegu dokumentów od Nextgeno. 

Finalnie dokument trafia do działu kadr, gdzie jest procedowany przez kadrową. Zadanie pracownika kadrowego mogą zostać zautomatyzowane poprzez połączenie aplikacji zarządzającej wnioskami z modułem kadrowym systemu klasy ERP. 

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych
Formularz nowego elektronicznego wniosku urlopowego

Pełna informacja o urlopach

O zaakceptowaniu bądź odrzuceniu prośby o urlop, użytkownik zostanie poinformowany notyfikacją, a jeżeli klient postawi takie wymaganie - system do obiegu wniosków urlopowych prześle informację o zmianie statusu za pomocą poczty e-mail. Każdy pracownik ma dostęp do pełnej historii składanych przez siebie wniosków, zaś osoby o wyższych uprawnieniach widzą wszystkie wnioski. Łącząc obieg dokumentów z systemem do obsługi kadr, możemy uzyskać i zaprezentować na ekranie ilość dni do wykorzystania przez każdego z pracowników.

Integracja z systemem ERP

Moduł wniosków urlopowych online może zostać zintegrowany z oprogramowaniem kadrowym. Wymiana danych może być dwustronna - oprogramowanie do zarządzania wnioskami urlopowymi może wysyłać dane do modułu kadrowego i jednocześnie pobierać zwrotnie informacje na temat przysługującego urlopu. Z pomocą partnera wdrażającego oprogramowanie ERP w firmie, obieg dokumentów może związać się z dowolnym programem HR dostępnym na rynku.

Wdrożenie elektronicznego obiegu wniosków urlopowych

Zapraszamy do kontaktu firmy planujące cyfryzację wniosków urlopowych w ramach wdrożenia oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów. W ramach bezpłatnych konsultacji omówimy proces akceptacji wniosku, oraz inne procesy, które mają zostać zaimplementowane w systemie. Link do formularza kontaktowego znajduje się pod artykułem. Zachęcamy również do kontaktu telefonicznego pod numerem +48 32 442 07 71 lub mailowego pod adresem biuro@nextgeno.com

Porozmawiajmy!

Przejdź do formularza kontaktowego i umów darmową konsultację.

Umów darmową konsultację