Elektroniczny obieg dokumentów w firmie budowlanej

2 kwiecień

Firmy budowlane są jednymi z liderów cyfrowej transformacji w Polsce. W końcu jest to branża, która produkuje ogromne ilości danych i potrzebuje nowoczesnych narzędzi informatycznych by nie tylko nad nimi zapanować ale też przekuć na wymierne korzyści. Jako konsultanci IT o wieloletnim doświadczeniu, przekażemy Ci jak działa typowy program do zarządzania procesami biznesowymi w firmie wykonawczej. Zapraszamy do lektury.

Zarządzanie procesami w firmie budowlanej

Czym właściwie jest firma budowlana w kontekście systemów informatycznych? Gdyby ktoś zapytał mnie, powiedziałbym że są to wszystkie przedsiębiorstwa wykonawcze, czyli takie, które coś budują, wbudowują czy instalują. To szerokie spektrum działalności posiada wspólny mianownik - zbliżone procesy biznesowe obsługiwane przez elektroniczny obieg dokumentów. Są to:

  • Pozyskanie kontraktu i ofertowanie (system CRM)
  • Zapotrzebowania i zakupy u dostawców
  • Zarządzanie usługami obcymi podwykonawców
  • Zarządzanie gospodarką materiałową
  • Elektroniczny obieg faktur kosztowych
  • Obsługa pism, umów, protokołów i dokumentów projektowych
  • Ogólne podejście projektowe do prowadzonych prac (z harmonogramami i budżetami ilościowymi i finansowymi)
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi i sprzętem

Nie ważne czy firma buduje drogi, obiekty kubaturowe, pała się instalacjami HVAC czy niskoprądowymi. Opisane wyżej procesy zawsze w niej występują w większym lub mniejszym stopniu. Wszystkie opisane czynności mogą zostać zaimplementowane w systemie do zarządzania procesami i elektronicznym obiegiem dokumentów tworzonym przez Nextgeno.

Kto korzysta z systemu dla budownictwa?

Aplikacja do zarządzania obiegiem dokumentów dla budownictwa scala w jednym miejscu wszystkie codziennie wykonywane operacje, dlatego niemal każdy pracownik działa na jakiejś części systemu. 

  • Kierownik lub inżynier budowy - korzysta z teczki projektowej, w której znajdzie wszystkie kluczowe dla niego informacje o harmonogramie i zaawansowaniu budżetu, oraz wszystkie związane z budową dokumenty. Rozlicza faktury kosztowe i tworzy zapotrzebowania na zakupy.
  • Kosztorysant lub handlowiec - Tworzy oferty dla potencjalnych klientów w oparciu o kosztorysy i oferty od podwykonawców i dostawców, które zdobył wysyłając wcześniej zapytania wychodzące. Rejestruje zamówienia od klientów i tworzy umowy, które wspólnie z dyrektorem lub zarządem procedowane są w systemie.
  • Zaopatrzeniowiec - Przyjmuje zapotrzebowania od kierowników i inżynierów budowy, tworzy zapytania do dostawców i podwykonawców aby wyłonić najkorzystniejszą ofertę, składa zamówienia i na bieżąco informuje kierowników i inżynierów o terminach dostaw materiałów lub wykonania usługi.
  • Pracownik administracji - Rejestruje i przetwarza wszystkie pisma przychodzące i wychodzące przepływające przez dział administracji - na przykład protokoły, umowy czy faktury. Zarządza teczkami pracowników i powiązanymi z nimi dokumentami wewnętrznymi - umowami, protokołami wydania sprzętu itp.
  • Serwisant - Tworzy w systemie zgłoszenia serwisowe, oraz zarządzanie zgłoszeniami stworzonymi przez klienta z poziomu platformy obsługi klienta. Wszystkie etapy obsługi reklamacji lub zgłoszenia usterki są rejestrowane w systemie.
  • Controlling - Analizuje wykorzystanie budżetu zgodnie z założeniami, weryfikuje poprawność faktur względem umów i zamówień. Tworzy raporty na potrzeby własne i zarządu.
  • Zarząd - Posiada pełną wiedzę o aktualnej kondycji firmy i ma dostęp do każdej kluczowej informacji z dowolnego miejsca na ziemi, o dowolnej porze. Za pomocą aplikacji bierze udział w każdym procesie decyzyjnym i akceptacyjnym.

Jak wdrożyć oprogramowanie dla firm budowlanych?

Najlepiej jest umówić darmową konsultację informatyczną z konsultantem Nextgeno. Nasze doświadczenie pozwala na zaproponowanie konkretnych rozwiązań w oparciu o przeprowadzony wywiad z osobą znającą procesy zachodzące w firmie. W czasie spotkania omówimy Twoje potrzeby i zaproponujemy szereg rozwiązań, które usprawnią, uproszczą lub zautomatyzują codzienne czynności wykonywane w Twoim przedsiębiorstwie, oraz które dadzą Ci natychmiastowych dostęp do niedostępnych teraz dla Ciebie danych. Pod artykułem znajduje się odnośnik do formularza kontaktowego. Uzupełnij go, a my skontaktujemy się z Tobą aby umówić dogodny termin i formę spotkania. W międzyczasie przeczytaj też naszą podstronę o oprogramowaniu dla budownictwa.

Porozmawiajmy!

Przejdź do formularza kontaktowego i umów darmową konsultację.

Umów darmową konsultację