Elektroniczny obieg dokumentów w czasach COVID

31 marzec

Polskie i zagraniczne firmy muszą stawić czoła nowym realiom i zrobić wszystko aby dalej funkcjonować mimo ciągle wprowadzanych obostrzeń i utrudnień w prowadzeniu działalności gospodarczej. Wiele z nich nie jest przygotowana na zmianę trybu pracy na zdalny. W końcu większość procesów realizowała do tej pory w formie papierowej czy w ramach bezpośrednich interakcji pracowników. Teraz, gdy większość kadry pracuje z domu, wiele przedsiębiorstw zanotowało znaczne zmniejszenie wydajności. Menedżerowie nie kalkulacyjnych, czatów grupowych i innych darmowych rozwiązań IT nie spełniają do końca swojej roli.

W tym samym czasie zarząd i kierownictwo organizacji, które wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów śpi spokojnie, gdyż praca zdalna w wielu aspektach nie wiele różni się od pracy w firmie. Każdy pracownik posiada konto w systemie komputerowym, który jest centralną bazą danych wszystkich codziennych czynności do wykonania: obsługi dokumentów i spraw, realizacji zadań zleconych przez kierownictwo, oraz komunikacji zespołowej mają już pełnej kontroli nad sprawami, które realizują ich działy. Półśrodki w formie arkuszy

Praca zdalna, a elektroniczny obieg dokumentów

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie sprawia, że przejście między pracą zdalną, a pracą w firmie jest zawsze płynne. Wynika to z prostego faktu, że podstawowym medium do komunikacji pracowników, oraz realizacji codziennych zadań jest komputer z dostępem do aplikacji. 

W programie do obiegu dokumentów, użytkownik otrzymuje dostęp do wszystkich procesów biznesowych, którymi zajmuje się na co dzień w firmie. Sekretarka dalej obsługiwać będzie pisma, umowy i inne dokumenty, handlowiec wciąż zarządzał będzie potencjałem sprzedażowym i zadaniami sprzedażowymi do realizacji, a kierownik budowy cały czas będzie miał dostęp do harmonogramu i budżetu budowy. Niezależnie od branży i stanowiska, program do zarządzania workflow pozwala na pracę z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Rozwiązania Nextgeno tworzone są w technologiach, które działają na telefonach komórkowych, tabletach i komputerach.

Jakie zadania można realizować zdalnie?

Wdrażając oprogramowanie do zarządzaniem elektronicznym obiegiem dokumentów możemy przenieść do świata cyfrowego dowolną czynność prowadzoną w firmie. Najczęstszymi procesami biznesowymi, jakie realizują nasi klienci to:

  • Obieg i archiwizacja pism przychodzących i wychodzących
  • Obieg akceptacyjny i zarządzanie umowami
  • Obieg dekretacyjny i akceptacyjny faktur kosztowych
  • Zarządzanie budżetem firmowym
  • Zarządzanie działaniami handlowymi i planem sprzedażowym
  • Zadania związane z obsługą klientów (System CRM)
  • Ewidencjonowanie sprzętu firmowego
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi 
  • Obsługa zapotrzebowań i procesu zakupowego
  • Współpraca z podwykonawcami i partnerami biznesowymi

Dobra aplikacja do zarządzania workflow pozwala na zaprojektowanie takiej formy wizualnej i logicznej systemu, że staje się ona dedykowanym narzędziem dla konkretnej firmy. W Nextgeno nie stosujemy półśrodków i nie wymuszamy na kliencie zmiany sposobu pracy. Jako producent oprogramowania mamy możliwość zmiany każdego aspektu jego działa

Bezkontaktowe wdrożenie obiegu dokumentów

Nextgeno realizuje wdrożenia na terenie całego kraju. Nasze elastyczne podejście do prowadzenia biznesu pozwala nam na pełne dostosowanie się do oczekiwań naszych klientów. Na życzenie prowadzimy wdrożenia bezkontaktowe, gdzie wszystkie spotkania analityczne, szkoleniowe i wdrożeniowe odbywają się zdalnie. Oprogramowanie instalowane jest w chmurze Amazon, Google lub Microsoft albo na wskazanym przez klienta serwerze lokalnym, a następnie administrowane na odległość. Porozmawiajmy o wdrożeniu w Twojej firmie. Pozostaw swoje dane w formularzu kontaktowym, zadzwoń lub napisz do nas. Ustalimy termin darmowej konsultacji informatycznej dotyczącej elektronicznego obiegu dokumentów, systemu CRM lub aplikacji tworzonej przez nasz software house.

Porozmawiajmy!

Przejdź do formularza kontaktowego i umów darmową konsultację.

Umów darmową konsultację