Elektroniczny obieg dokumentów dla deweloperów

Branża deweloperska nie zwalnia. Z roku na rok ilość oddawanych mieszkań i powierzchni biurowych rośnie. Wygląda na to że ani COVID ani niepewność gospodarki nie są w stanie powstrzymać deweloperów przed ekspansją. Szybki rozrost tworzy nowe wyzwania przed zarządami firm deweloperskich. Ilość informacji generowanych przez poszczególne procesy biznesowe zaczyna rosnąć w lawinowym tempie. Komunikacja drogą mailową, telefoniczną i korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych typu excel powoli zaczyna sprawiać kłopot. Opisywany problem dotyczy zasadniczo wszystkich firm na pewnym etapie rozwoju. W tym artykule skupimy się jednak na tym jakie funkcje ma elektroniczny obieg dokumentów dla deweloperów. 

Pełna personalizacja obiegu dokumentów

Aplikacja do obiegu dokumentów oferowana przez Nextgeno to pełna personalizacja w oparciu o realne potrzeby, dlatego wszystkie funkcje opisane niżej to suma doświadczeń z wdrożeń u konkurencyjnych firm deweloperskich. To, co dla jednych jest kluczową funkcją, dla innych może być kosztownym dodatkiem. Każda organizacja ma swoje ścieżki i przyzwyczajenia, rozumiemy to i dlatego nie forsujemy gotowych funkcjonalności, a zamiast tego dyskutujemy z klientem i podpowiadamy najlepsze praktyki z jakimi mieliśmy dotąd do czynienia. O funkcjach oprogramowania dla deweloperów piszemy również tutaj.

Planowanie i realizacja inwestycji

Zanim w ogóle zaczniemy myśleć o sprzedawaniu, musimy przygotować inwestycję. Pierwszym krokiem jest proces wyboru działki. System może przechowywać informacje o potencjalnych działkach, aby łatwo wybrać tą, która idealnie nadaje się pod nową budowę. Przystępując do inwestycji, aplikacja może przechowywać wszystkie umowy z podwykonawcami, oraz pozostałą dokumentację - gwarancje, protokoły, pisma i inne. W wielu przypadkach warto również uruchomić budżet finansowy aby na bieżąco śledzić jego realizację. Dane zebrane w tej części systemu wykorzystane będą również na późniejszych etapach inwestycji - np. w procesie usuwania usterek w ramach gwarancji.

Pozyskiwanie klientów

Nasza aplikacja do obiegu dokumentów może funkcjonować jako system CRM dla deweloperów. Strategie marketingowe są różne, dlatego program powinien odpowiednio się w nie wpasować. Jeden klient postawi największy nacisk na pracę biur sprzedażowych, inny wykorzysta moc internetu i będzie zbierał leady za pomocą strony typu landing page, a dane z formularza kontaktowego będą automatycznie zasilać system CRM informacjami o nowych potencjalnych klientach. Jedna firma będzie ściśle planować i realizować każde zadanie handlowe - spotkanie, telefon czy mailing. Inne zaś kompletnie zrezygnują z tej funkcji. Przerabialiśmy te warianty i każda z tych firm odnosi sukcesy mimo skrajnie różnego podejścia do sprawy. 

Baza lokali

Dla wielu będzie to centralny punkt systemu informatycznego dla deweloperów. Baza danych powiązana z zaawansowaną wyszukiwarką pozwala na łatwe odnalezienie mieszkań, które najlepiej spełniają wymagania potencjalnego klienta. Obszar ten ułatwia również codzienne czynności związane z modyfikacją cen lokali, tworzeniem promocji czy zarządzaniem materiałami marketingowymi związanymi z lokalem, budynkiem czy całą inwestycją. 

Integracja ze stronami WWW

Baza lokali może zostać udostępniona za pomocą API, aby wyświetlać listę lokali wraz z ich statusem i właściwościami na stronie internetowej. Tak jak wspomnieliśmy opisując moduł CRM dla deweloperów, również formularze kontaktowe mogą zostać powiązane z systemem. Użytkownik rejestrujący się do newslettera również może zasilić bazę danych systemu CRM aby sprawniej tworzyć kampanie mailingowe. Jako software house dostosujemy niestandardowe funkcje systemu i stworzymy dedykowane interfejsy zgodnie z wizją klienta.

Proces sprzedaży

Tutaj elektroniczny obieg dokumentów może pokazać swoją moc. Obieg realizacji i akceptacji umów przedwstępnych i końcowych zostaje w pełni dopasowany do swojego przebiegu w realnym świecie. Ciekawym pomysłem na jaki wpadł jeden z deweloperów było udostępnienie specjalnego portalu internetowego dla notariuszy aby móc wymieniać z nimi dane w formie elektronicznej. 

Integracja ERP

Dla pełnej automatyzacji i płynności procesu sprzedażowego, istnieje możliwość integracji systemu obiegu dokumentów dla deweloperów z oprogramowaniem ERP, a dokładnie modułem sprzedażowym. Pozwoli to na natychmiastowy dostęp do danych o wpłatach na konto dewelopera i wystawianie faktur z poziomu systemu dla deweloperów.

Odbiory

Kolejnym sposobem wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów jest uruchomienie procesu odbioru mieszkań. Protokół może zostać skomponowany w formie elektronicznej za pomocą tabletu lub w prostszej formie zeskanowany do systemu po jego ręcznym uzupełnieniu. Komplet dokumentów związanych z zakupem i odbiorami może zostać udostępniony klientowi za pomocą specjalnego portalu internetowego zabezpieczonego hasłem.

Obsługa usterek

System dla deweloperów umożliwia rejestrację i obsługę usterek. Te mogą być dodawane do systemu przez oddelegowanego pracownika lub przez klienta za pomocą specjalnego panelu w portalu BOK. Sposób załatwienia sprawy zostanie dostosowany do procesów biznesowych dewelopera. Może on obejmować rejestrację kontaktów z klientem i gwarantem, proces weryfikacji i akceptacji zgłoszenia za pomocą obiegu dokumentów czy informowanie e-mailowe i SMS o zmianie statusu zgłoszenia.

Wynajem lokali

W przypadku powierzchni handlowych istnieje możliwość stworzenia modułu obsługującego proces wynajmu. Może być on prostym rejestrem lokali na wynajem wraz z ich statusami lub zaawansowanym systemem do rozliczania wynajmu z funkcją automatycznego wystawiania faktur.

Zarządzanie firmą deweloperską

Firma deweloperska to nie tylko procesy związane z budowaniem i sprzedawaniem mieszkań i domów. Podobnie jak każda inna organizacja, posiada również zadania operacyjne i nieprodukcyjne. Elektroniczny obieg dokumentów wesprze firmę w ich realizacji. Przykładem mogą być następujące funkcje:

• Obieg i archiwizacja pism przychodzących i wychodzących
• Rejestr umów i innych dokumentów niezwiązanych z inwestycjami
• Rozliczanie delegacji
• Obsługa wniosków urlopowych
• Obieg faktury kosztowej
• Zarządzanie budżetem przedsiębiorstwa

Chętnie podzielimy się naszą wiedzą odnośnie elektronicznego obiegu dokumentów. Zapraszamy na darmową konsultację informatyczną, w czasie której porozmawiamy o tym jak aplikacja tego rodzaju wpisuje się w Państwa organizację. Pod artykułem znajduje się link do formularza kontaktowego. Alternatywnie jesteśmy dostępni pod numerem telefonu +48 32 442 07 71 lub adresem biuro@nextgeno.com