Cyfryzacja sekretariatu z elektronicznym obiegiem dokumentów

31 marzec

Wbrew obawom pracowników sekretariatu, elektroniczny obieg dokumentów nie zabierze im pracy. Zamiast tego da im turbodoładowanie w codziennych czynnościach dzięki uproszczeniu lub nawet automatyzacji wielu procesów. Przeniesienie działu administracji do świata cyfrowego sprawi, że Twoi pracownicy zwiększą swoją wydajność i będą mogli przeznaczać zaoszczędzony czas na inne zadania.

Jak aplikacja workflow usprawnia pracę w sekretariacie?

Jako konsultant o wieloletnim doświadczeniu, byłem świadkiem wielu transformacji świata papierowego do cyfrowego. Zawsze już na etapie spotkania handlowego lub pierwszych warsztatów analitycznych zwracam uwagę na to jak wygląda sekretariat i jego praca. Najczęściej zastaję ten sam widok - sterty papieru posortowane na różne kupki, oraz potok osób wchodzących i wychodzących z pokoju w poszukiwaniu pism, umów, protokołów czy też informacji na jakiś temat służbowy. Wiele z tych osób zapytanych co można zmienić aby usprawnić pracę z dokumentacją nie wie co powiedzieć, a zarządzanie dokumentami z poziomu komputera i telefonu brzmi dla nich jak science fiction. Jeszcze nie wiedzą, że za kilka tygodni lub miesięcy będzie to dla nich nowa norma, z której nie zgodzą się zrezygnować już nigdy.

Jakie problemy niweluje system do obiegu dokumentów w sekretariacie?

Przyjrzyjmy się poszczególnym problemom z którymi mierzy się na co dzień dział administracji i w jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów je rozwiązuje:

  1. Konieczność opisywania pism w księdze kancelaryjnej. Może to być arkusz excel lub zeszyt. Ostatecznie jednak, każde pismo musi być wpisane do rejestru. Tworzenie historii pism przychodzących i wychodzących jest efektem ubocznym cyfryzacji dokumentów. Tak, tu również uzupełniamy te same dane, jednak dzięki nim będziemy mogli później wyszukać interesujące nas pismo w ciągu kilku sekund.
  2. Konieczność kserowania dokumentów. Aby udostępnić komuś pismo do wglądu, pracownik sekretariatu musi je skserować lub zeskanować. Osoby uprawnione do dokumentu, mogą odnaleźć go same w formie cyfrowej. System uprawnień decyduje o tym, do których pism ma dostęp pracownik. NIe musi on przeszkadzać w pracy sekretariatu aby załatwić swoją sprawę.
  3. Sekretariat czynny jest tylko w godzinach pracy firmy. Uzyskanie szybkiego dostępu do informacji poza godzinami pracy jest niemożliwe. System działa 24 godziny na dobę. Pozwala na dostęp do procesów workflow i zarchiwizowanych dokumentów o dowolnej porze z dowolnego miejsca.
  4. Pracownicy nieumyślne popełniają błędy lub opóźniają proces załatwiania sprawy. Każdy ma prawo się pomylić i obsłużyć dokument niezgodnie z procedurą. Może to mieć jednak przykre konsekwencje i negatywnie wpłynąć na procesy panujące w firmie. System pilnuje realizacji pracy zgodnie z zaprogramowanymi procedurami i w określonym czasie. Aplikacja do obiegu dokumentów prowadzi pracowników za rękę. Podpowiada jakie kluczowe informacje muszą zostać uzupełnione i do kogo przekazać dane pismo. Alarmuje o porzuconym dokumencie.
  5. Niemierzalna wydajność i aktualny stan pracy w dziale. Zarząd i kierownictwo firmy nie ma bezpośredniego wglądu w to, w jaki sposób działa pion administracji. Przełożony musiałby cały dzień pilnować pracowników, aby mieć pewność, że należycie realizują swoje zadania. System workflow pozwala na poznanie aktualnego statusu pracy w kilka sekund, oraz na głębszą analizę w oparciu o dane historyczne - np. ile trwa obsługa dokumentu, kto najdłużej go przetrzymuje, czy kto popełnił błąd przy załatwianiu sprawy.

Na czym polega wdrożenie systemu obiegu dokumentów w sekretariacie?

Wszystko rozpoczyna się od analizy przedwdrożeniowej. W czasie jej trwania poznajemy wszystkie wewnętrzne procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Wiele z nich ma swój początek właśnie w sekretariacie lub dziale administracji. Podczas spotkań analitycznych rozmawiamy z kluczowymi przedstawicielami działu i poznajemy w jaki sposób pracują, które elementy pracy są wydajne, a które wymagają poprawy lub uszczelnienia. Owocem tych działań jest dokument raportu z analizy, w oparciu o który stworzona zostanie aplikacja do obiegu dokumentów, a wcześniej jej harmonogram i budżet. Pozostaw swoje dane w formularzu kontaktowym, do którego link znajdziesz poniżej, a my skontaktujemy się z tobą w temacie darmowej konsultacji informatycznej.

Porozmawiajmy!

Przejdź do formularza kontaktowego i umów darmową konsultację.

Umów darmową konsultację